Kompleksowa kontrola Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi wykazała szereg nieprawidłowości w funkcjonowaniu Urzędu Miejskiego w Pabianicach. Objęła ona niemal wszystkie kluczowe obszary działalności samorządu: zamówienia publiczne, księgowość i sprawozdawczość, podatki lokalne, gospodarkę nieruchomościami, a także organizację zadań zleconych z administracji rządowej. Choć rzeczniczka prezydenta podkreślała, że „prezydentowi nie przedstawiono zarzutów”, to ustalenia RIO ujawniają głębokie problemy proceduralne i nadzorcze.

Stary Rynek: naruszenia, które mogły zmienić wynik przetargu

Chyba najpoważniejszym wnioskiem RIO jest stwierdzenie naruszeń przy przebudowie Starego Rynku, które — jak podkreślono — miały wpływ na wynik postępowania. To niezwykle rzadko spotykana kwalifikacja w raportach Izby, oznaczająca, że błędy proceduralne mogły przesądzić o wyborze wykonawcy jednej z najdroższych inwestycji miejskich ostatnich lat.

Kontrolerzy wskazali m.in. na nieprawidłowości w konstrukcji kryteriów oceny ofert, niedostatki dokumentacji oraz braki w nadzorze nad pracą komisji przetargowej. Nie analizowano bowiem jedynie pojedynczego incydentu, ale cały proces realizacji zadania, w którym pojawiły się uchybienia mogące wpływać na konkurencyjność podmiotów starających się o kontrakt. W odpowiedzi na wnioski pokontrolne prezydent ograniczył się do stwierdzenia, że urzędnicy zostaną skierowani na szkolenia, a procedury zostaną doprecyzowane.

Żywienie uchodźców: blisko milion złotych i pytania o przejrzystość

Drugim rozbudowanym obszarem kontroli była organizacja wyżywienia uchodźców z Ukrainy w latach 2022–2024. Obowiązek zapewnienia posiłków wynikał z decyzji Wojewody Łódzkiego, a zadanie powierzono lokalnej firmie CATERING PALCE LIZAĆ Dariusza Stasiaka. W okresie dwóch i pół roku podpisano z tym przedsiębiorcą szereg umów na łączną kwotę 924 339,17 zł.

To właśnie w tej części raportu RIO przedstawiła najpełniejszy opis przebiegu działań urzędu — i najpoważniejsze zastrzeżenia dotyczące gospodarności oraz transparentności.

Izba ustaliła, że pierwsze rozeznanie rynku przeprowadzono telefonicznie, kontaktując się jedynie z trzema lokalnymi firmami. Ceny to 30, 34 i 35 złotych.
Na dwóch wnioskach o odstąpienie od regulaminu zamówień publicznych — kierowanych przez Naczelnika Wydziału Zarządzania Kryzysowego — brak jest zgody prezydenta, choć była potrzebna. Co istotne, między oszacowaniem wartości zamówienia a podpisaniem pierwszej umowy minęło kilkanaście dni; jak zaznacza RIO, oznacza to, że nie występowała nagła, bezpośrednia konieczność wyboru wykonawcy w tak uproszczonym trybie. Kontrolerzy zwrócili uwagę, że w tym czasie możliwe było zaproszenie większej liczby podmiotów lub przeprowadzenie bardziej formalnego i konkurencyjnego postępowania.

Kolejne kontrakty również budzą zastrzeżenia. Dokumenty dotyczące późniejszych rozeznania rynku nie zostały przedłożone kontrolującym, co — w ocenie RIO — uniemożliwia potwierdzenie, że miasto weryfikowało konkurencyjność stawki lub jakości usług przy wydatkach liczonych w setkach tysięcy złotych. RIO zauważyła ponadto, że przedstawiona przez wykonawcę oferta była bardzo ogólna i nie zawierała kluczowych parametrów, takich jak gramatury posiłków czy szczegółowy opis standardów jakościowych.

W sierpniu 2022 r. wykonawca zwrócił się o podniesienie stawki do 50 zł za osobę dziennie. Na dokumencie widnieje adnotacja prezydenta: „Proponuję kwotę max 40 zł”, po czym stawka została ustalona na 39,96 zł. Izba podkreśliła, że nie przeprowadzono żadnej analizy rynkowej ani porównania cen konkurencyjnych, co w świetle ustawy o finansach publicznych narusza zasady gospodarności i celowości wydatków.

Warto odnotować, że firma „Palce Lizać”, według informacji powszechnie znanych w Pabianicach, prowadzona jest przez wieloletniego działacza Lewicy (dawniej SLD) oraz ojca ówczesnej jak i obecnej wiceprzewodniczącej Rady Miejskiej. W okresie zawierania części umów jednym z wiceprezydentów Pabianic był również Marek Gryglewski — samorządowiec związany z Lewicą. RIO nie komentuje tego rodzaju powiązań, ponieważ nie należą one do zakresu jej kompetencji, jednak w przestrzeni publicznej stanowią kontekst, w którym wyniki kontroli są analizowane. Kontekst ten rzuca jednak cień podejrzeń o brak transparentności przy wyborze oferty.

Izba stwierdziła także, że przy części umów brakowało kontrasygnaty skarbnika, a niektóre faktury regulowano po terminie. Nie ewidencjonowano również dat wpływu faktur, co narusza instrukcję kancelaryjną i utrudnia kontrolę nad zobowiązaniami miasta. Podsumowując tę część raportu, kontrolerzy zapisali jedno z najmocniejszych zdań w całym dokumencie: „Miasto Pabianice nie potwierdziło rzetelności i gospodarności podejmowanych działań.”

Problemy w księgowości, podatkach i nieruchomościach

Poza dwoma najbardziej rozbudowanymi obszarami RIO wskazała też liczne uchybienia w działach odpowiedzialnych za finanse i majątek miasta. W księgowości zauważono błędy w ewidencji „konta 130”, nieprawidłowe rozliczenia jako płatnika PIT, braki formalne w dokumentach księgowych oraz nieterminowe wpłaty na PFRON. W sprawozdaniach budżetowych wykryto nieścisłości dotyczące należności, aktywów finansowych oraz zobowiązań krótkoterminowych.

W podatkach lokalnych problemem były m.in. niewykonywane czynności sprawdzające deklaracje podatkowe, błędne naliczanie odsetek czy opóźnienia w windykacji. W obszarze gospodarki nieruchomościami kontrolerzy odnotowali braki w planie gospodarowania zasobem, nieprawidłowe obciążanie najemców kosztami operatów szacunkowych, opóźnienia przy ustalaniu opłat planistycznych oraz uchybienia przy inwentaryzacji gruntów.

Zachowawcza odpowiedź prezydenta i otwarte pytania

Odpowiedź prezydenta Pabianic na wnioski pokontrolne ma charakter zachowawczy. Włodarz miasta wskazuje na szereg działań naprawczych — aktualizacje procedur, polecenia służbowe, szkolenia i zapowiedzi większego nadzoru — jednak nie odnosi się do fundamentalnych przyczyn nieprawidłowości ani do konsekwencji w stosunku co do osób za nie odpowiadających. Nie przedstawiono też wyjaśnienia, dlaczego mechanizmy kontroli wewnętrznej nie zapobiegły naruszeniom w najważniejszych postępowaniach, w tym w sprawie Starego Rynku.

Rzeczniczka prezydenta podkreśliła, że prezydent nie otrzymał zarzutów. Jest to formalnie prawidłowe — RIO nie stawia zarzutów poszczególnym osobom — jednak samo wystąpienie pokontrolne jasno wskazuje, że skala uchybień była szeroka i dotykała newralgicznych obszarów funkcjonowania urzędu.

Kontrola, która odsłania mechanizmy systemowe

Raport RIO ukazuje problemy o charakterze strukturalnym. Wskazuje na braki w nadzorze, niespójność procedur, błędy dokumentacyjne, niewystarczającą kontrolę wewnętrzną i niekonsekwentne stosowanie prawa.

W trakcie kontroli ujawniono zarówno uchybienia techniczne, jak i błędy o poważniejszych konsekwencjach dla przejrzystości finansowej miasta. Dokument RIO pozostawia otwarte pytania o to, czy działania naprawcze będą wystarczające, by w przyszłości podobne nieprawidłowości nie powracały — oraz czy mechanizmy odpowiedzialności w Urzędzie Miejskim są wystarczająco skuteczne, by zagwarantować właściwe i transparentne wydatkowanie środków publicznych.

I co ważne, dokumenty pokontrolne gotowe były już w lipcu tego roku, a odpowiedź prezydenta wysłana była do RIO 14 sierpnia, czyli 3 miesiące temu. Przez ten czas temat nie został przedstawiony na forum publicznym, podczas konferencji prasowej czy podczas posiedzenia rady miejskiej. ten artykuł, choć nico spóźniony, jest pierwszym publicznym głosem w tej sprawie.

Najpoważniejsze zarzuty pokontrolne:

1. Nieprawidłowości w ewidencji księgowej i sprawozdawczości

a) Błędne prowadzenie konta 130 i niewyksięgowane saldo roku poprzedniego

Pozostawiono saldo dochodu niewprowadzonego do budżetu – np. 1 528,28 zł na koniec 2023 r. oraz środki VAT 4 802,60 zł na koniec 2024 r., co narusza zasady rachunkowości JST.

b) Niewłaściwe wykazywanie zobowiązań finansowych w bilansie

Nie wykazano 5 032 000 zł zobowiązań krótkoterminowych, przenosząc je błędnie do długoterminowych.

Zaniżono/zanadto zawyżono odpowiednio inne pozycje bilansu.

c) Błędy w podatku PIT-4R

Przekazywanie niewłaściwych kwot zaliczek, różnice w ewidencji, korekty „ręczne” (np. różnica 4 878 zł za wrzesień), a odsetki pokrył… pracownik, co jest nieprawidłowe.

Brak numerów identyfikacyjnych na przelewach podatku i ZUS (naruszenie art. 21 ustawy o rachunkowości).

2. Poważne zaniechania w podatku od nieruchomości

Najważniejsze błędy:

a) Niedokonywanie czynności sprawdzających

RIO stwierdziło przypadki braku weryfikacji danych w deklaracjach firm.
Przykład: nieruchomości o powierzchniach 2343 m² i 3577 m² (użytkowych) – dane budzą wątpliwości w zestawieniu z ewidencją (liczne budynki, inna powierzchnia zabudowy).

b) Podejrzenie zaniżonego opodatkowania dużej nieruchomości (ok. 30 000 m²)

Prowadzona działalność gospodarcza obejmowała co najmniej 30 tys. m², zadeklarowana powierzchnia była znacznie niższa (np. 7 746 m² budynków), RIO oszacowało zaniżenie podatku w latach 2022–2024 na 24 833 zł.

c) Nieprawidłowości przy opodatkowaniu nieruchomości kupionych od gminy

Dwa akty notarialne z 2023 i 2024 r. – gmina nie naliczyła podatku na czas. Dopiero pod wpływem kontroli naliczono 10 324 zł.

d) Błędne zaokrąglanie odsetek oraz duże opóźnienia w windykacji

Naruszano art. 63 Ordynacji podatkowej (zaokrąglanie odsetek).

Upomnienia były wystawiane z opóźnieniem, czasem na „kilka rat”.

Czas między upomnieniem a tytułem wykonawczym był zbyt długi.

e) Brak uchwały o Rejestrze Należności Publicznoprawnych

Rada Miejska nie podjęła uchwały → gmina nie mogła wpisywać dłużników.

3. Nieprawidłowości w gospodarowaniu nieruchomościami

a) Plan wykorzystania zasobu nieruchomości – poważne braki

Plan nie zawierał zestawień wymaganych przez ustawę: brak wykazu nieruchomości, brak ich powierzchni, brak sposobu zagospodarowania.
To naruszenie art. 25 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

b) Wadliwe zapisy o odsetkach w umowach dzierżawy

– gmina stosowała odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, choć TSUE oraz RIO uznały, że organ publiczny nie może ich naliczać.

c) Nabywcy mieszkań obciążani kosztami operatów szacunkowych

– koszty wyceny należą do gminy, nie do kupującego.

d) Zerowa stawka opłaty planistycznej w dawnych MPZP

– według sądów jest niedopuszczalna (gmina nie może rezygnować z należnego dochodu).

e) Opóźnienia w ustalaniu opłaty planistycznej

– przykład: postanowienie wydano z 3-miesięcznym opóźnieniem.

f) Niedopuszczalne przedłużenie terminu rozstrzygnięcia na prośbę strony

– jeden przypadek: termin odroczono, bo strona miała… lokatę w banku do 10 lutego 2024. RIO: rażące naruszenie art. 35 i 36 KPA.

4. Wynagrodzenia – nadużywanie dodatków specjalnych

Dodatek specjalny dla Skarbnika był przyznawany co roku, a powinien być: krótkookresowy, tylko przy czasowym zwiększeniu obowiązków. TSUE i WSA wskazują, że nie może być stałym składnikiem wynagrodzenia.

5. Zamówienia publiczne – błędy o dużym ciężarze gatunkowym

a) Niewłaściwe sporządzanie rocznych sprawozdań do UZP

Nie wykazywano: usług prawnych poniżej progu, zakupu nieruchomości.

b) Braki i błędy w rejestrach zamówień do 130 tys. zł

– niezgodności między rejestrami a sprawozdaniami.

c) Przetarg: przebudowa Starego Rynku – wadliwe kryterium czasu realizacji

najpoważniejszy zarzut w obszarze zamówień: zastosowano wadliwy wzór punktowy, który nagradzał terminy 16–17 miesięcy bardziej niż maksymalnie dopuszczalne 15 miesięcy, wybrano ofertę o ok. 0,5 mln zł droższą, głównie dzięki temu kryterium, RIO podkreśliła błędną konstrukcję kryterium.